Zgodnie z art. 22³ § 1. Kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Brzmi bardzo ogólnie? Dalsza część tego przepisu jest bardziej oszczędna.

MONITORING E-MAIL JAK KAMERA W MIEJSCU PRACY

Dalsza część tego przepisu jest też skromna, zwłaszcza biorąc pod uwagę dynamiczny rozwój technologii i organizowania pracy zespołu. W Kodeksie nie znajdziemy regulacji odnoszących się wprost np. do używania narzędzi geolokalizacyjnych (GPS) w pojazdach służbowych czy monitoringu aktywności pracownika w social mediach. Podano za to w § 2, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Do tego tematu jeszcze wrócimy.

Do zasad kontroli poczty e-mail i innych form monitoringu wypracowanych w praktyce stosuje się odpowiednio bardzo rozbudowane i szczegółowe przepisy regulujące… monitoring wizyjny w zakładzie pracy (art. 22² Kp. ).

DLACZEGO PRACODAWCY STOSUJĄ KONTROLĘ POCZTY E-MAIL?

Pracodawcy najczęściej tłumaczą wdrożenie takiego rozwiązania tym, że chcą weryfikować, czy pracownik spędza we właściwy sposób swój czas w pracy, czyli na wykonywaniu obowiązków służbowych, a nie np. prowadzeniu prywatnej korespondencji, zwłaszcza w nadmiarze.

Przełożony chce też wiedzieć, czy pracownik ma odpowiednią skalę zadań lub czy jego podwładny nie używa sprzętu służbowego w sposób zagrażający bezpieczeństwu cybernetycznemu danej firmy czy instytucji (np. otwieranie podejrzanych wiadomości, przeładowany SPAM, pobieranie zainfekowanych plików).

Jakie warunki formalne musi spełnić pracodawca, aby móc wdrożyć monitoring służbowej poczty e-mail?

TRZY WARUNKI DLA PRACODAWCY

#1. Ustalenie zasad

Pracownik musi zostać poinformowany w jakim celu pracodawca zamierza stosować monitoring, poznać zakres oraz sposób zastosowania monitoringu.  Informacje te ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to przybrać formę pisma skierowanego indywidualnie do każdego pracownika, obwieszczenia na tablicy ogłoszeń, komunikatu e-mail, czy informacji przekazanej za pośrednictwem zakładowego intranetu lub newslettera. Dopuszczalna jest również forma ustna, lecz ze względów dowodowych należy ją udokumentować.

#2. Naklejki na sprzęcie

Pracodawca powinien oznaczyć komputery, laptopy, smartfony i inny pozostały sprzęt, na których prowadzi monitoring poczty elektronicznej. W tym celu może użyć np. odpowiednich naklejek lub umieścić stosowną adnotację na wygaszaczu ekranu.

# 3. Poinformowanie minimum 2 tygodnie wcześniej

Kolejnym warunkiem jest dotrzymanie terminu. Pracodawca nie może wdrożyć monitoringu e-mail z dnia na dzień. O tym fakcie należy poinformować pracownika, nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem tego rozwiązania.

W przypadku nowo zatrudnionych pracowników, informację o stosowaniu monitoringu służbowej poczty należy przekazać w formie pisemnej przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jeżeli regulamin pracy zawiera odpowiednie postanowienia, zatrudniając nowego pracownika odbiera się od niego oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy, a więc tym samym oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami stosowania monitoringu służbowej poczty e-mail.

Jeżeli pracownicy nie zostaną poinformowani o stosowaniu monitoringu poczty elektronicznej w odpowiedni sposób mogą złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli mowa o danych osobowych, przyjrzyjmy się temu, jak daleko w praktyce może posunąć się pracodawca kontrolujący skrzynki e-mail swoich pracowników.

SŁUŻBOWY ADRES E-MAIL I PRYWATNE WIADOMOŚCI

Jak już wspomniałem, zgodnie z zasadą ogólną z Kodeksu pracy, kontrola e-mail nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. W praktyce poszanowanie dóbr osobistych pracownika w związku ze stosowaniem monitoringu bywa trudnym zadaniem, dlatego jest wskazane, aby pouczyć pracowników o tym, że nie jest wskazane, aby używać służbowe adresy e-mail do celów prywatnych, a jeśli już to się zdarza, to warto wprowadzić np. odpowiednie, jednolite oznaczenia dla wiadomości prywatnych pracownika.

Zakaz naruszania tajemnicy korespondencji oznacza, że jeśli pracodawca znajdzie w skrzynce służbowej prywatną wiadomość pracownika, nie może zapoznać się z jej treścią. Zakaz taki obowiązuje pracodawcę również wtedy, gdy regulamin pracy wprowadza zakaz korzystania z poczty służbowej dla celów prywatnych, a pracownik się do niego nie zastosował.

ZAKAZ KONTROLI POCZTY PRYWATNEJ

Pracodawca nie ma prawa kontrolować prywatnej skrzynki poczty elektronicznej swojego pracownika, nawet jeśli podwładny korzystałby z niej za pomocą sprzętu służbowego, w godzinach pracy lub używałby poczty prywatnej w celach służbowych. Taki zakaz został wyraźnie wskazany w poradniku wydanym 4 października 2018 roku przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”.

Niemniej,  prowadzenie prywatnej korespondencji w godzinach pracy, zwłaszcza na dużą skalę i wbrew postanowieniom przepisów wewnątrzzakładowych, stanowi działanie sprzeczne z obowiązkiem sumiennego i starannego wykonywania pracy, oraz powinnością dbałości o dobro zakładu pracy i może być podstawą rozwiązania umowy z winy pracownika. W ten sposób orzekł Europejski Trybunał Praw Człowieka w wyroku z 5 września 2017 r. w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii (skarga nr 61496/08).

MONITORING WIADOMOŚCI E-MAIL A PRACA ZDALNA

Opisane zasady monitorowania służbowych wiadomości email pracownika nie uległy zmianom „przy okazji” wprowadzenia do Kodeksu pracy Rozdziału IIc o pracy zdalnej. W tym rozdziale (art. 67¹⁸ – 67³⁴) nie przewidziano również żadnych szczególnych regulacji dotyczących monitoringu e-mail pracownika zdalnego. Jest mowa tylko o zasadach kontroli w miejscu pracy zdalnej (art. 67²⁸ Kp. ).

Oznacza to, że pracodawca, który chce wprowadzić bieżący monitoring skrzynek e-mail swoich pracowników zdalnych czy hybrydowych, musi stosować kodeksowe zasady (art. 22² i 22³ Kp. ).

W tym miejscu trzeba koniecznie jeszcze raz wczytać się w treść art. 22³ § 1. Kp. :

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika.

Dlaczego podkreśliłem te trzy wyrazy? Bo niemało pracodawców było nimi zaskoczonych w czasie twardych lockdownów, gdy kierowali masowo swoich podwładnych do pracy w ich domach.

MONITORING WIADOMOŚCI E-MAIL – TYLKO NA SŁUŻBOWYM SPRZĘCIE

Monitoring poczty elektronicznej pracownika można wdrożyć tylko na firmowym sprzęcie, a więc nie jest to dozwolone, gdy pracownik używa w celach służbowych sprzętu niezapewnionego (nieudostępnionego) przez pracodawcę. Jak pamiętamy z czasów niedawnej pandemii, pracownicy kierowani do pracy zdalnej nierzadko byli zmuszenie przez okoliczności do korzystania z własnych, prywatnych laptopów i telefonów. Było to dozwolone w przepisach „antycovidowych” i jest nadal dozwolone już w przepisach kodeksowych o pracy zdalnej.

Zgodnie z art. 67²⁴ § 1 pkt 1 Kp. : Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Z tym że już w § 2. stwierdzono, że strony stosunku pracy mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika zdalnego materiałów i narzędzi, w tym urządzeń technicznych, niezapewnionych przez pracodawcę. Taki sprzęt musi spełniać wymagania BHP (opisane w art. 215-219 Kp. ).

W takiej sytuacji pracownikowi zdalnemu przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą albo ryczałt.

Dokładne opisanie zasad pracy zdalnej, w tym rozliczeń pomiędzy stronami, jej kontroli czy wątków cybersecurity, to już temat godny serii osobnych artykułów.

MONITORING WIADOMOŚCI E-MAIL A PRACA ZDALNA – PODSUMOWANIE

• Od 25 maja 2018 r. pracodawca może monitorować służbową pocztę elektroniczną swoich pracowników. Niezależnie od tego, czy jest to praca w siedzibie firmy, w trybie zdalnym czy hybrydowym.
• Pracodawca nie ma obowiązku – może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
• Monitoring poczty elektronicznej pracownika, także pracownika w trybie zdanym, można wdrożyć tylko na firmowym sprzęcie. Nie jest więc to dozwolone, gdy pracownik (zdalny) używa w celach służbowych sprzętu niezapewnionego przez pracodawcę, np. własnego laptopa czy smartfonu.

Mariusz Kusion